Apostille & Legalization · 24/7/2569 · อ่าน 11 นาที
Apostille กับ Legalization ต่างกันอย่างไร และเอกสารไทยใช้ที่ประเทศไหนได้บ้าง
อัปเดตล่าสุด · ตรวจทานเนื้อหาโดยทีมทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร (Notarial Services Attorney) ของ Thai Notary Law
ไทยยังไม่ออกตรา Apostille — ยื่นภาคยานุวัติสาร 30 มิ.ย. 2569 และมีผล 28 ก.พ. 2570 คู่มือนี้อธิบายความต่างจาก Legalization สายรับรองที่ใช้จริงวันนี้ และเอกสารที่ต้องเตรียม
ตรวจทานข้อมูลล่าสุดเมื่อ 30 กรกฎาคม 2569 โดยทีมทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสารของ Thai Notary Law & Service Co., Ltd. อ้างอิงประกาศของ HCCH และกรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ
สรุปสั้น: ต่างกันที่ "จำนวนด่าน" ไม่ใช่ระดับความน่าเชื่อถือ
Legalization (การรับรองแบบลูกโซ่) คือการให้หน่วยงานรับรองต่อกันเป็นทอด ๆ จนถึงสถานทูตของประเทศที่จะใช้เอกสาร ทุกด่านรับรองเพียงว่า "ลายมือชื่อและตราของด่านก่อนหน้าเป็นของจริง"
Apostille คือใบรับรองแบบมาตรฐานหน้าเดียวตามอนุสัญญากรุงเฮก ค.ศ. 1961 ที่ออกโดยหน่วยงานผู้มีอำนาจของประเทศต้นทาง เมื่อมีตรานี้แล้ว ประเทศภาคีอื่นต้องยอมรับโดยไม่ต้องให้สถานทูตรับรองซ้ำ
ทั้งสองแบบรับรองแค่ ลายมือชื่อ ตำแหน่ง และตราประทับ ไม่ได้รับรองว่าข้อความในเอกสารเป็นความจริง จุดนี้เป็นความเข้าใจผิดที่พบบ่อยที่สุด
สถานะของประเทศไทย ณ วันนี้ (ต้องอ่านก่อนเตรียมเอกสาร)
- ประเทศไทยยื่นภาคยานุวัติสารเข้าเป็นภาคีอนุสัญญากรุงเฮก ค.ศ. 1961 เมื่อ 30 มิถุนายน 2569
- อนุสัญญาจะ มีผลบังคับใช้กับประเทศไทยในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 หลังพ้นช่วงเวลาให้รัฐภาคีเดิมคัดค้าน
- ก่อนวันดังกล่าว ประเทศไทยยังไม่ออกตรา Apostille ใครที่ต้องใช้เอกสารไทยในต่างประเทศตอนนี้ ยังต้องเดินสายรับรองเดิมทั้งหมด
สายรับรองที่ถูกต้องวันนี้คือ ผู้ออกเอกสารหรือทนาย Notary Public → กองสัญชาติและนิติกรณ์ กรมการกงสุล → สถานทูตหรือสถานกงสุลของประเทศปลายทาง เฉพาะประเทศที่ยังกำหนด
ตารางเปรียบเทียบ
| หัวข้อ | Legalization (ใช้อยู่ในไทยตอนนี้) | Apostille (หลัง 28 ก.พ. 2570) |
|---|---|---|
| ฐานทางกฎหมาย | ข้อกำหนดของประเทศปลายทางแต่ละประเทศ | อนุสัญญากรุงเฮก ค.ศ. 1961 |
| ผู้รับรองขั้นสุดท้าย | สถานทูต/สถานกงสุลปลายทาง | หน่วยงานผู้มีอำนาจของประเทศต้นทาง |
| จำนวนด่าน | มักมี 2-3 ด่านขึ้นไป | ด่านเดียวหลังเอกสารพร้อม |
| ผลกับประเทศที่ไม่ใช่ภาคี | ใช้ได้ตามเงื่อนไขของปลายทาง | ใช้ไม่ได้ ต้อง Legalization เหมือนเดิม |
| รับรองเนื้อหาในเอกสารหรือไม่ | ไม่ | ไม่ |
| สถานะสำหรับเอกสารไทยวันนี้ | ใช้ได้จริง | ยังออกไม่ได้ จนกว่าอนุสัญญามีผล |
ไทม์ไลน์: ก่อนและหลัง 28 กุมภาพันธ์ 2570
ช่วงนี้ถึง 27 กุมภาพันธ์ 2570 — ทุกเอกสารเดินสายเดิม การวางแผนควรเผื่อคิวของกรมการกงสุลและคิวของสถานทูตปลายทาง ซึ่งบางประเทศต้องนัดหมายล่วงหน้า
ตั้งแต่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 — เอกสารสาธารณะของไทยที่ได้ตรา Apostille จะใช้ในประเทศภาคีได้โดยไม่ต้องผ่านสถานทูต ส่วนประเทศที่ไม่ใช่ภาคี และประเทศภาคีที่ยื่นคัดค้านการเข้าเป็นภาคีของไทย ยังต้องใช้ Legalization ต่อไป
ข้อควรระวังช่วงเปลี่ยนผ่าน — หน่วยงานปลายทางบางแห่งอาจยังขอรูปแบบเดิมด้วยความเคยชิน ควรถามผู้รับเอกสารเป็นลายลักษณ์อักษรว่าต้องการรูปแบบใด ก่อนเริ่มกระบวนการ
ขั้นตอนรับรองเอกสารไทยเพื่อใช้ต่างประเทศ (ถูกต้องตามที่ใช้จริงวันนี้)
- ตรวจเอกสารต้นฉบับ ดูตราประทับ ลายมือชื่อผู้มีอำนาจ และอายุเอกสารเทียบกับเงื่อนไขของปลายทาง
- คัดสำเนาใหม่จากหน่วยงานต้นทาง เช่น สำนักงานเขต/อำเภอ ทะเบียนราษฎร สถานศึกษา หรือ DBD หากเอกสารเก่าเกินเงื่อนไข
- แปลเป็นภาษาอังกฤษหรือภาษาปลายทาง โดยผู้แปลที่กรมการกงสุลยอมรับ และรับรองคำแปลให้ครบทุกตราประทับ
- รับรองลายมือชื่อโดยทนาย Notary Public สำหรับเอกสารเอกชน เช่น หนังสือมอบอำนาจ คำให้การ หรือสำเนาที่ต้องยืนยันความถูกต้อง
- ยื่นรับรองนิติกรณ์ที่กองสัญชาติและนิติกรณ์ กรมการกงสุล (แจ้งวัฒนะ หรือสาขาที่เปิดให้บริการ)
- นำไปรับรองที่สถานทูตหรือสถานกงสุลของประเทศปลายทาง เฉพาะประเทศที่ยังกำหนด แล้วตรวจเลขทะเบียนและวันที่บนตราทุกใบก่อนส่งออก
เอกสารที่ขอรับรองบ่อยที่สุด
- ทะเบียนสมรส ทะเบียนหย่า สูติบัตร มรณบัตร ใบเปลี่ยนชื่อ-สกุล
- ใบรับรองการศึกษา ทรานสคริปต์ ปริญญาบัตร
- หนังสือมอบอำนาจ คำให้การ (Affidavit) หนังสือยินยอมให้บุตรเดินทาง
- หนังสือรับรองบริษัทและบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้นจาก DBD
- หนังสือรับรองความประพฤติจากสำนักงานตำรวจแห่งชาติ
- ใบรับรองแพทย์และใบประกอบวิชาชีพ
ประเทศปลายทางมีผลกับขั้นตอนอย่างไร
หลังอนุสัญญามีผลกับไทย ประเทศปลายทางจะแบ่งเป็นสองกลุ่มใหญ่
- ประเทศภาคีอนุสัญญา เช่น กลุ่มสหภาพยุโรปส่วนใหญ่ สหราชอาณาจักร ออสเตรเลีย นิวซีแลนด์ ญี่ปุ่น เกาหลีใต้ สหรัฐอเมริกา อินเดีย และจีนแผ่นดินใหญ่ — ใช้ Apostille แทนการรับรองของสถานทูตได้
- ประเทศที่ยังไม่เป็นภาคี เช่น หลายประเทศในตะวันออกกลางและบางประเทศในแอฟริกา — ยังต้องผ่านสถานทูตปลายทางตามเดิม
รายชื่อรัฐภาคีเปลี่ยนแปลงได้ตลอด ควรตรวจสอบสถานะล่าสุดจากตาราง Status table ของ HCCH และประกาศของกรมการกงสุลก่อนวางแผนทุกครั้ง หรือส่งรายละเอียดปลายทางมาให้ทีมทนายตรวจให้
ค่าธรรมเนียมและระยะเวลา
ค่าธรรมเนียมนิติกรณ์เป็นอัตราที่กรมการกงสุลกำหนด และค่าธรรมเนียมสถานทูตเป็นอัตราของแต่ละประเทศ ทั้งสองส่วนเปลี่ยนแปลงได้โดยไม่ต้องแจ้งล่วงหน้า จึงควรอ้างอิงประกาศทางการ ณ วันยื่น ส่วนระยะเวลาโดยทั่วไปของขั้นตอนกรมการกงสุลอยู่ที่ประมาณ 3-5 วันทำการนับจากเอกสารครบ และเมื่อรวมการคัดเอกสารใหม่ การแปลรับรอง และคิวของสถานทูต ควรเผื่อรวมประมาณ 7-14 วันทำการ ทั้งนี้ขึ้นกับคิวจริงของแต่ละหน่วยงาน
ค่าบริการดำเนินการแทนของเราคิดเป็นรายชุดเอกสารและแจ้งให้ทราบก่อนเริ่มงานเสมอ ส่งรูปเอกสารมาทาง LINE @Thainotary เพื่อให้ประเมินขั้นตอนและกรอบเวลาก่อนได้
ข้อผิดพลาดที่ทำให้เอกสารถูกตีกลับบ่อยที่สุด
- ใช้สำเนาที่ถ่ายเอกสารเอง โดยไม่มีลายมือชื่อเจ้าหน้าที่ผู้รับรอง
- เอกสารเก่าเกินเงื่อนไขของปลายทาง เช่น ปลายทางกำหนดไม่เกิน 6 เดือน
- คำแปลสะกดชื่อไม่ตรงกับหนังสือเดินทาง หรือใช้คำทับศัพท์คนละแบบในแต่ละฉบับ
- แปลเฉพาะเนื้อหา แต่ไม่แปลตราประทับและข้อความท้ายเอกสาร
- ข้ามขั้นตอน Notary ในเอกสารเอกชนที่ปลายทางบังคับ
- ยื่นสถานทูตโดยยังไม่ผ่านกรมการกงสุล ทำให้ถูกปฏิเสธตั้งแต่หน้าเคาน์เตอร์
- เข้าใจว่าไทยออก Apostille ได้แล้ว จึงไม่ได้เผื่อเวลาสำหรับขั้นตอนสถานทูต
เอกสารที่การรับรองไม่ครอบคลุม
อนุสัญญากรุงเฮกไม่ครอบคลุมเอกสารที่ออกโดยเจ้าหน้าที่ทางการทูตหรือกงสุล และเอกสารทางปกครองที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการค้าหรือศุลกากรบางประเภท นอกจากนี้ผลของการรับรองจำกัดอยู่ที่ความแท้ของลายมือชื่อและตราเท่านั้น ไม่ใช่การยืนยันความถูกต้องของเนื้อหา และไม่ได้ทำให้หน่วยงานปลายทางต้องอนุมัติคำขอของคุณ
แหล่งอ้างอิงทางการ
- HCCH — Thailand accedes to the 1961 Apostille Convention (30 June 2026)
- กระทรวงการต่างประเทศ — Apostille Convention
- กรมการกงสุล — งานรับรองเอกสาร (นิติกรณ์)
ต้องการให้ตรวจเอกสารก่อนยื่น ส่งรูปเอกสารมาทาง LINE @Thainotary หรือโทรศูนย์บริการ 094-895-8999 ทีมทนายจะแจ้งขั้นตอน เอกสารที่ต้องเตรียม และกรอบเวลาที่ควรเผื่อสำหรับปลายทางของคุณ
คำถามที่พบบ่อย
- ตอนนี้ประเทศไทยออกตรา Apostille ได้แล้วหรือยัง?
- ยังไม่ได้ ประเทศไทยยื่นภาคยานุวัติสารเข้าเป็นภาคีอนุสัญญากรุงเฮก ค.ศ. 1961 เมื่อ 30 มิถุนายน 2569 และอนุสัญญาจะมีผลบังคับใช้กับไทยในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 ระหว่างนี้เอกสารไทยยังต้องผ่านสายรับรองเดิม คือ ผู้ออกเอกสาร/Notary แล้วรับรองนิติกรณ์ที่กรมการกงสุล และรับรองสถานทูตปลายทางเฉพาะประเทศที่ยังกำหนด
- Apostille กับ Legalization ต่างกันตรงไหน?
- Legalization คือการรับรองต่อกันเป็นทอด ๆ จากหน่วยงานต้นทางไปจนถึงสถานทูตของประเทศปลายทาง ส่วน Apostille คือใบรับรองแบบมาตรฐานเดียวที่ออกโดยหน่วยงานผู้มีอำนาจของประเทศต้นทาง แล้วประเทศภาคีอื่นยอมรับได้ทันทีโดยไม่ต้องผ่านสถานทูต ความต่างหลักคือจำนวนด่านที่ต้องผ่าน ไม่ใช่ระดับความน่าเชื่อถือของเอกสาร
- เอกสารที่รับรองไว้ก่อน 28 กุมภาพันธ์ 2570 จะใช้ไม่ได้ไหม?
- การรับรองนิติกรณ์และการรับรองของสถานทูตที่ทำถูกต้องไว้แล้วยังคงมีผลตามเงื่อนไขของหน่วยงานปลายทาง ตราประทับไม่ได้หมดอายุในตัวเอง แต่หน่วยงานปลายทางหลายแห่งกำหนดให้เอกสารต้องออกใหม่ไม่เกิน 3-6 เดือน จึงควรตรวจเงื่อนไขของผู้รับเอกสารก่อนยื่นทุกครั้ง
- ควรรอให้ Apostille มีผลก่อนค่อยดำเนินการหรือไม่?
- ขึ้นกับกำหนดเวลาใช้เอกสารของคุณ ถ้าต้องยื่นก่อน 28 กุมภาพันธ์ 2570 ต้องใช้สายรับรองเดิมเท่านั้น ถ้ากำหนดยื่นอยู่หลังจากนั้นและปลายทางเป็นประเทศภาคี การรอจะช่วยลดขั้นตอนสถานทูตลงได้ แต่ควรเผื่อเวลาช่วงเปลี่ยนผ่านซึ่งแนวปฏิบัติของแต่ละหน่วยงานอาจยังไม่นิ่ง
- เอกสารต้องแปลก่อนยื่นรับรองหรือไม่?
- โดยทั่วไปควรแปลเป็นภาษาอังกฤษหรือภาษาปลายทางก่อน เพราะกระบวนการรับรองจะครอบคลุมลายมือชื่อผู้รับรองคำแปลด้วย ทำให้ต้นฉบับกับคำแปลเดินเป็นชุดเดียวกัน ลดโอกาสถูกตีกลับที่ปลายทาง
- Notary Public ของไทยแทนการรับรองของกรมการกงสุลได้หรือไม่?
- แทนกันไม่ได้ ทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร (Notarial Services Attorney) รับรองลายมือชื่อ สำเนา หรือคำสาบานในชั้นแรก ส่วนกรมการกงสุลรับรองความถูกต้องของลายมือชื่อเจ้าหน้าที่หรือผู้รับรองอีกชั้นหนึ่ง หลายประเทศต้องการทั้งสองขั้น
- เอกสารประเภทใดที่ Apostille หรือการรับรองนิติกรณ์ไม่ครอบคลุม?
- อนุสัญญากรุงเฮกไม่ครอบคลุมเอกสารที่ออกโดยเจ้าหน้าที่ทางการทูตหรือกงสุล และเอกสารทางปกครองบางประเภทที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการค้าหรือศุลกากร นอกจากนี้การรับรองไม่ได้เป็นการรับรองเนื้อหาว่าเป็นความจริง แต่รับรองเพียงลายมือชื่อ ตำแหน่ง และตราประทับเท่านั้น
- อยู่ต่างจังหวัดหรืออยู่ต่างประเทศ ใช้บริการได้ไหม?
- ได้ เรารับมอบอำนาจดำเนินการแทนเต็มรูปแบบ รับส่งเอกสารทางไปรษณีย์ EMS หรือขนส่งระหว่างประเทศ พร้อมแจ้งสถานะทุกขั้นตอนทาง LINE @Thainotary และสามารถส่งรูปเอกสารมาให้ทีมทนายตรวจเบื้องต้นก่อนส่งตัวจริงได้