สำนักงานบัญชี และรับทำบัญชี-ภาษี
เช็กลิสต์เอกสารส่งมอบงานบัญชี — ใช้เริ่มงานใหม่หรือย้ายสำนักงานบัญชี
การส่งมอบงานบัญชีที่เรียบร้อยต้องมีหกชุดคือ ทะเบียนนิติบุคคลและหนังสือรับรอง งบการเงินและงบทดลองปีก่อนพร้อมรายละเอียดประกอบ ใบสำคัญรายวันและเอกสารประกอบการบันทึกบัญชี เอกสารภาษีทุกแบบที่ยื่นแล้ว ทะเบียนทรัพย์สินและค่าเสื่อมราคา และสิทธิ์เข้าใช้ระบบยื่นภาษีกับระบบบัญชี ขาดชุดใดชุดหนึ่งมักทำให้ยอดยกมาไม่ตรงและกระทบการยื่นในรอบถัดไป
รายการทั้งหมด 19 ข้อ · ทบทวนข้อมูลเมื่อ · หน่วยงานที่ต้องยืนยัน: กรมสรรพากร · กรมพัฒนาธุรกิจการค้า · สำนักงานประกันสังคม
เหมาะกับใคร
- บริษัทและห้างหุ้นส่วนที่กำลังย้ายสำนักงานบัญชี
- กิจการที่เพิ่งจดทะเบียนและยังไม่เคยปิดงบ
- ผู้ประกอบการที่ทำบัญชีเองแล้วต้องการส่งต่อให้ผู้ทำบัญชี
- กิจการที่ต้องเตรียมเอกสารให้ผู้สอบบัญชีหรือเจ้าหน้าที่ตรวจสอบ
รายการเอกสารที่ต้องเตรียม
1. ทะเบียนและข้อมูลกิจการ
- หนังสือรับรองบริษัทและวัตถุที่ประสงค์ใช้ตรวจอำนาจลงนามและประเภทรายได้ที่บันทึกได้
- บอจ.5 หรือบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้นล่าสุดใช้ประกอบการปิดงบและการเปิดเผยรายการกับบุคคลที่เกี่ยวข้องกัน
- ใบทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภ.พ.20) ถ้ามีตรวจวันที่เริ่มเป็นผู้ประกอบการจดทะเบียนกับรอบยื่น ภ.พ.30
- ทะเบียนนายจ้างประกันสังคมใช้กระทบยอดเงินเดือนกับเงินสมทบที่นำส่ง
2. งบการเงินและยอดยกมา
- งบการเงินที่นำส่งกรมพัฒนาธุรกิจการค้าปีก่อนฉบับที่ผู้สอบบัญชีลงนามและที่นำส่งจริง
- งบทดลองและรายละเอียดประกอบทุกบัญชีโดยเฉพาะลูกหนี้ เจ้าหนี้ เงินกู้ และภาษีค้างจ่าย
- รายงานการกระทบยอดเงินฝากธนาคารพร้อม statement ของทุกบัญชีถึงวันส่งมอบ
- รายละเอียดสินค้าคงเหลือ ณ วันปิดบัญชีระบุวิธีคำนวณต้นทุนที่ใช้อยู่เพื่อให้ใช้ต่อเนื่องได้
3. เอกสารภาษีที่ยื่นแล้ว
- ภ.ง.ด.50 และ ภ.ง.ด.51 พร้อมใบเสร็จใช้ตรวจยอดภาษีจ่ายล่วงหน้าและผลขาดทุนยกมา
- ภ.พ.30 รายเดือนพร้อมรายงานภาษีซื้อ-ขายตรวจว่ายอดในแบบตรงกับรายงานและบัญชี
- ภ.ง.ด.1, 3, 53 และหนังสือรับรองการหักภาษีครบทุกเดือนที่มีการจ่ายเงินได้
- แบบนำส่งเงินสมทบประกันสังคมกระทบกับบัญชีเงินเดือนและค่าใช้จ่ายพนักงาน
4. เอกสารประกอบการบันทึกบัญชี
- ใบกำกับภาษีซื้อและขายเรียงตามเดือนต้นฉบับหรือไฟล์ e-Tax Invoice ตามที่ใช้อยู่
- ใบเสร็จรับเงินและใบสำคัญจ่ายแนบหลักฐานการจ่ายเงินให้ครบทุกรายการ
- สัญญาเช่า สัญญาเงินกู้ และสัญญาบริการใช้ประเมินภาษีหัก ณ ที่จ่าย อากรแสตมป์ และการรับรู้รายการ
- ทะเบียนทรัพย์สินและตารางค่าเสื่อมราคาระบุวันเริ่มใช้งานและอัตราที่ใช้ เพื่อคำนวณต่อเนื่อง
5. สิทธิ์เข้าใช้ระบบ
- ข้อมูลผู้ใช้ระบบยื่นแบบออนไลน์ของกรมสรรพากรเปลี่ยนรหัสผ่านทันทีเมื่อส่งมอบ และไม่ใช้บัญชีร่วมกับผู้อื่น
- สิทธิ์เข้าใช้ระบบ e-Filing กรมพัฒนาธุรกิจการค้าใช้สำหรับนำส่งงบการเงินและบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น
- ไฟล์สำรองจากโปรแกรมบัญชีเดิมขอไฟล์สำรองและผังบัญชี ไม่ใช่เฉพาะรายงานที่พิมพ์ออกมา
ลำดับการดำเนินงาน
ขั้นที่ 1: ระบุรอบบัญชีและรอบภาษีที่ส่งมอบ
กำหนดวันตัดยอดให้ชัด เพื่อให้ผู้รับงานเริ่มบันทึกต่อเนื่องได้
ขั้นที่ 2: รับงบทดลองและรายละเอียดประกอบ
ตรวจว่ายอดคงเหลือทุกบัญชีมีรายละเอียดรองรับ ไม่ใช่ยอดรวมลอย
ขั้นที่ 3: กระทบยอดภาษีกับบัญชี
เทียบ ภ.พ.30 ภ.ง.ด. และเงินสมทบกับบัญชีที่บันทึกไว้ในช่วงเดียวกัน
ขั้นที่ 4: ตรวจสินค้าคงเหลือและทรัพย์สิน
ยืนยันวิธีคำนวณต้นทุนและอัตราค่าเสื่อมราคาให้ใช้ต่อเนื่อง
ขั้นที่ 5: โอนสิทธิ์เข้าใช้ระบบและเปลี่ยนรหัสผ่าน
จัดผู้รับผิดชอบยื่นแบบให้ชัดก่อนถึงกำหนดยื่นรอบถัดไป
ขั้นที่ 6: สรุปรายการค้างและกำหนดยื่นถัดไป
ทำบันทึกส่งมอบระบุสิ่งที่ยังขาด ผู้รับผิดชอบ และวันครบกำหนดแต่ละแบบ
จุดที่ทำให้งานล่าช้าบ่อย
- ได้เฉพาะรายงานที่พิมพ์ออกมา ไม่มีไฟล์สำรองและผังบัญชี
- ยอดยกมาไม่มีรายละเอียดประกอบ ทำให้ปิดงบรอบใหม่ไม่ได้
- ใบกำกับภาษีซื้อขาดบางเดือน ทำให้รายงานภาษีซื้อไม่ตรงกับแบบที่ยื่น
- ไม่เปลี่ยนรหัสผ่านระบบยื่นแบบหลังเปลี่ยนผู้ทำบัญชี
- ย้ายผู้ทำบัญชีใกล้กำหนดยื่น ทำให้ไม่มีเวลาตรวจกระทบยอด
คำถามที่พบบ่อย
ย้ายสำนักงานบัญชีกลางปีได้ไหม
ทำได้ แต่ควรกำหนดวันตัดยอดให้ชัดและรับงบทดลองพร้อมรายละเอียดประกอบถึงวันนั้น เพื่อให้ผู้รับงานบันทึกต่อเนื่องได้ ควรเลี่ยงการย้ายในสัปดาห์ที่ใกล้กำหนดยื่นแบบ เพราะเวลาไม่พอสำหรับการกระทบยอดและตรวจความครบถ้วนของเอกสาร
สำนักงานเดิมไม่คืนเอกสารต้องทำอย่างไร
เอกสารทางบัญชีของกิจการเป็นของกิจการ ควรทำหนังสือขอรับคืนระบุรายการและกำหนดวัน พร้อมเก็บหลักฐานการส่งหนังสือ หากยังไม่ได้รับ ให้รวบรวมสำเนาจากแหล่งอื่น เช่น ธนาคาร คู่ค้า และระบบของกรมสรรพากร แล้วหารือแนวทางทางกฎหมายต่อไป
เอกสารบัญชีต้องเก็บไว้กี่ปี
ตามหลักบัญชีและภาษีต้องเก็บเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้ตามระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด และเจ้าหน้าที่อาจเรียกตรวจย้อนหลังได้ จึงควรจัดเก็บทั้งไฟล์และต้นฉบับอย่างเป็นระบบตามปีภาษี และตรวจระยะเวลาปัจจุบันกับกรมสรรพากรก่อนทำลายเอกสาร
ใช้ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์แทนกระดาษได้ไหม
ทำได้เมื่อจัดทำและนำส่งตามหลักเกณฑ์ของกรมสรรพากรเรื่อง e-Tax Invoice และ e-Receipt โดยต้องเก็บไฟล์ในรูปแบบที่ตรวจสอบได้ครบถ้วน ควรตรวจว่าระบบที่ใช้รองรับรูปแบบที่หน่วยงานกำหนด และผู้รับเอกสารยอมรับรูปแบบเดียวกัน
ยังไม่มีรายได้ ต้องยื่นแบบไหม
นิติบุคคลที่จดทะเบียนแล้วยังมีหน้าที่ยื่นแบบตามรอบแม้ไม่มีรายได้ รวมถึงการนำส่งงบการเงินต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้า การไม่ยื่นอาจมีเบี้ยปรับและเงินเพิ่มตามที่หน่วยงานกำหนด จึงควรยื่นแบบเปล่าให้ครบตามกำหนด
ค่าบริการทำบัญชีคิดอย่างไร
ขึ้นกับปริมาณเอกสารต่อเดือน จำนวนบัญชีธนาคาร การจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม จำนวนพนักงาน และงานปิดงบประจำปี เราประเมินจากตัวอย่างเอกสารจริงหนึ่งเดือน แล้วแจ้งเป็นใบเสนอราคาเฉพาะกิจการพร้อมขอบเขตงานก่อนเริ่มงาน
แหล่งอ้างอิงราชการ
หน้าที่เกี่ยวข้อง
เช็กลิสต์นี้เป็นข้อมูลทั่วไปเพื่อการเตรียมเอกสาร ไม่ใช่คำแนะนำเฉพาะกรณี หลักเกณฑ์ของหน่วยงานอาจเปลี่ยนแปลงได้ โปรดตรวจสอบกับหน่วยงานผู้รับก่อนดำเนินการ