จำเป็นต้องเก็บสำเนาเอกสารในแต่ละชั้นของการรับรองไหม?

ในทางปฏิบัติ เอกสารต้นฉบับจะถูกส่งต่อไปยังหน่วยงานปลายทางและมักไม่ได้คืน หากไม่มีสำเนาไว้ ผู้ยื่นจะไม่มีหลักฐานว่ารายละเอียดใดถูกรับรองไว้แล้วบ้าง การเก็บสแกนความละเอียดสูงของทุกหน้าเมื่อผ่านแต่ละชั้น รวมถึงใบเสร็จค่าธรรมเนียมและหมายเลขรับเรื่อง จะช่วยได้มากเมื่อต้องติดตามสถานะหรือยื่นอุทธรณ์ นอกจากนี้ยังมีประโยชน์เมื่อต้องยื่นเอกสารชุดเดียวกันกับหน่วยงานอื่นในอนาคต เพราะสามารถอ้างอิงรูปแบบและถ้อยคำที่เคยผ่านมาแล้วได้ทันที