ทนายรับรองเอกสาร Notary Public
เช็กลิสต์เอกสารก่อนเข้าพบทนายโนตารีพับลิค — ตรวจก่อนวันนัด
ก่อนวันนัดรับรองให้ตรวจสามเรื่อง คือผู้ลงนามต้องมาแสดงตนพร้อมหนังสือเดินทางหรือบัตรประชาชนที่ยังไม่หมดอายุ เอกสารที่จะรับรองต้องครบทุกหน้าและยังไม่ลงนามเมื่อเป็นการรับรองลายมือชื่อ และต้องมีข้อกำหนดของผู้รับปลายทางเป็นลายลักษณ์อักษร เพราะถ้อยคำรับรองและขั้นต่อยอดขึ้นกับผู้รับ ไม่ใช่รูปแบบมาตรฐานเดียว
รายการทั้งหมด 13 ข้อ · ทบทวนข้อมูลเมื่อ · หน่วยงานที่ต้องยืนยัน: สภาทนายความในพระบรมราชูปถัมภ์ · กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ
เหมาะกับใคร
- ผู้ที่ต้องยื่นเอกสารกับมหาวิทยาลัย ธนาคาร หรือหน่วยงานต่างประเทศ
- กรรมการบริษัทที่ต้องลงนามหนังสือมอบอำนาจหรือเอกสารธุรกรรมข้ามประเทศ
- ชาวต่างชาติในไทยที่ต้องรับรองสำเนาหนังสือเดินทางหรือคำแถลง
- ผู้ที่ต้องต่อยอดนิติกรณ์กรมการกงสุลหรือรับรองที่สถานทูต
รายการเอกสารที่ต้องเตรียม
1. เอกสารแสดงตนของผู้ลงนาม
- หนังสือเดินทางหรือบัตรประชาชนที่ยังไม่หมดอายุชื่อและการสะกดต้องตรงกับเอกสารที่จะรับรองทุกตัวอักษร
- หลักฐานอำนาจลงนาม (กรณีลงนามแทนนิติบุคคล)หนังสือรับรองบริษัทที่ออกไม่นาน พร้อมตราประทับถ้าข้อบังคับกำหนด
- หนังสือมอบอำนาจ (กรณีลงนามแทนบุคคลอื่น)ระบุขอบเขตชัดเจน และผู้มอบอำนาจต้องลงนามโดยถูกต้อง
2. เอกสารที่จะรับรอง
- เอกสารฉบับสมบูรณ์ทุกหน้ากรอกข้อมูลครบแล้ว เว้นเฉพาะช่องลายมือชื่อเมื่อเป็นการรับรองลายมือชื่อ
- ต้นฉบับ (กรณีรับรองสำเนาถูกต้อง)ต้องมีต้นฉบับให้เทียบ สำเนาที่ถ่ายเองอย่างเดียวรับรองไม่ได้
- คำแปล (ถ้าปลายทางกำหนด)ต้องแปลครบทั้งฉบับ รวมข้อความบนตราประทับและคำรับรอง
- แบบฟอร์มของผู้รับปลายทางหากผู้รับกำหนดแบบฟอร์มหรือถ้อยคำรับรองเฉพาะ ให้นำฉบับนั้นมา
3. ข้อกำหนดของผู้รับปลายทาง
- อีเมลหรือหนังสือที่ระบุรูปแบบการรับรองที่ต้องการระบุว่าต้อง notarised เท่านั้น หรือให้ต่อยอดนิติกรณ์และสถานทูต
- ประเทศและหน่วยงานที่จะยื่นใช้ตรวจว่าปลายทางรับ Apostille หรือต้องผ่านสถานทูต
- กำหนดวันยื่นและอายุเอกสารที่ยอมรับผู้รับหลายแห่งกำหนดว่าเอกสารต้องออกไม่เกิน 3-6 เดือน
4. เตรียมสำหรับขั้นต่อยอด
- จำนวนชุดที่ต้องใช้เตรียมให้พอสำหรับผู้รับทุกราย เพราะขั้นต่อยอดคิดค่าธรรมเนียมต่อฉบับ
- ข้อมูลผู้แทนที่จะไปยื่นนิติกรณ์ขั้นนิติกรณ์มอบอำนาจได้ แต่ขั้นรับรองลายมือชื่อต้องมาด้วยตนเอง
- ที่อยู่สำหรับส่งเอกสารคืนระบุผู้รับและช่องทางจัดส่งที่ตรวจสอบสถานะได้
ลำดับการดำเนินงาน
ขั้นที่ 1: ยืนยันข้อกำหนดกับผู้รับปลายทาง
ขอเป็นลายลักษณ์อักษรว่าต้องการการรับรองรูปแบบใด และต้องมีขั้นต่อยอดหรือไม่
ขั้นที่ 2: ตรวจเอกสารก่อนวันนัด
ส่งไฟล์ให้ตรวจล่วงหน้า เพื่อดูความครบถ้วนของหน้า ชื่อ และช่องลงนาม
ขั้นที่ 3: เข้าพบและลงนามต่อหน้า
ผู้ลงนามแสดงตนพร้อมเอกสารแสดงตนตัวจริง แล้วลงนามต่อหน้าผู้ทำคำรับรอง
ขั้นที่ 4: รับคำรับรองและตรวจรายละเอียด
ตรวจชื่อ วันที่ ถ้อยคำรับรอง และจำนวนหน้าที่ประทับให้ตรงกับเอกสาร
ขั้นที่ 5: ดำเนินขั้นต่อยอดตามลำดับ
หากปลายทางกำหนด ให้รับรองนิติกรณ์ที่กรมการกงสุล แล้วจึงยื่นสถานทูตหรือขอ Apostille
ขั้นที่ 6: ส่งเอกสารให้ผู้รับก่อนกำหนด
เผื่อเวลาสำหรับคิวของแต่ละขั้นและระยะเวลาจัดส่งระหว่างประเทศ
จุดที่ทำให้งานล่าช้าบ่อย
- ลงนามมาก่อนแล้วจึงมาขอรับรองลายมือชื่อ ทำให้ต้องจัดทำเอกสารใหม่
- ชื่อสะกดในเอกสารไม่ตรงกับหนังสือเดินทาง
- นำเฉพาะสำเนา ไม่มีต้นฉบับให้เทียบ
- ไม่ทราบว่าปลายทางต้องการขั้นต่อยอดใด ทำให้ต้องเดินเรื่องซ้ำ
- คำแปลไม่ครบ ไม่รวมข้อความบนตราประทับและคำรับรอง
คำถามที่พบบ่อย
ต้องมาด้วยตนเองไหม
การรับรองลายมือชื่อและคำสาบานต้องมาแสดงตนด้วยตนเอง เพราะผู้ทำคำรับรองต้องยืนยันว่าผู้ลงนามเป็นบุคคลเดียวกับเอกสารแสดงตนและลงนามต่อหน้า ส่วนขั้นรับรองนิติกรณ์ที่กรมการกงสุลและขั้นสถานทูตโดยทั่วไปมอบอำนาจให้ผู้แทนดำเนินการได้
เอกสารภาษาอังกฤษต้องแปลไทยไหม
ขึ้นกับผู้รับปลายทาง หากยื่นต่อหน่วยงานต่างประเทศมักใช้ฉบับภาษาอังกฤษได้โดยไม่ต้องแปลไทย แต่หากต้องยื่นต่อหน่วยงานไทยหรือปลายทางกำหนดภาษาอื่น จะต้องจัดทำคำแปลให้ครบทั้งฉบับตามรูปแบบที่ผู้รับยอมรับ
รับรองแล้วใช้ได้ทุกประเทศหรือไม่
ไม่เสมอไป การรับรองของทนายโนตารีเป็นขั้นในประเทศไทย หลายปลายทางยังต้องรับรองนิติกรณ์ที่กรมการกงสุล และบางแห่งต้องรับรองที่สถานทูตของประเทศนั้นอีกชั้น หากปลายทางเป็นภาคีอนุสัญญากรุงเฮกและรับ Apostille ลำดับขั้นจะสั้นลง ควรยืนยันกับผู้รับก่อนเริ่ม
ใช้เวลานานไหม
ขั้นรับรองโดยทนายมักทำได้ในวันเดียวหากเอกสารครบและผู้ลงนามมาแสดงตน ส่วนขั้นนิติกรณ์และขั้นสถานทูตขึ้นกับคิวและช่องทางนัดของแต่ละหน่วยงานในช่วงนั้น จึงควรเผื่อเวลาและตรวจกำหนดของหน่วยงานในวันยื่น
ค่าใช้จ่ายมีอะไรบ้าง
แยกเป็นค่าบริการวิชาชีพตามขอบเขตงาน ซึ่งเราแจ้งเป็นใบเสนอราคาเฉพาะเรื่องก่อนเริ่มงาน และค่าธรรมเนียมของหน่วยงานรัฐในขั้นต่อยอด เช่น ค่าธรรมเนียมนิติกรณ์ของกรมการกงสุลและค่าธรรมเนียมของสถานทูต ซึ่งชำระตามอัตราที่หน่วยงานเรียกเก็บในวันยื่น
ตรวจสอบทนายผู้ทำคำรับรองได้อย่างไร
ผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสารต้องเป็นทนายความที่ขึ้นทะเบียนกับสภาทนายความและได้รับหนังสือรับรองการขึ้นทะเบียน ควรขอดูเลขที่ใบอนุญาตและชื่อผู้รับรองก่อนลงนาม เพราะปลายทางบางแห่งตรวจย้อนกลับกับทะเบียน
แหล่งอ้างอิงราชการ
หน้าที่เกี่ยวข้อง
เช็กลิสต์นี้เป็นข้อมูลทั่วไปเพื่อการเตรียมเอกสาร ไม่ใช่คำแนะนำเฉพาะกรณี หลักเกณฑ์ของหน่วยงานอาจเปลี่ยนแปลงได้ โปรดตรวจสอบกับหน่วยงานผู้รับก่อนดำเนินการ