โนตารีพับลิค กับ การรับรองนิติกรณ์ที่กรมการกงสุล ต่างกันอย่างไร
โนตารีพับลิคในไทยคือทนายความที่ได้รับใบอนุญาตเป็นผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสารจากสภาทนายความ ใช้รับรองว่าผู้ลงนามมาลงนามต่อหน้า สำเนาตรงกับต้นฉบับ หรือคำสาบานได้กระทำจริง ส่วนกรมการกงสุลรับรองนิติกรณ์ คือรับรองลายมือชื่อและตราประทับของเจ้าหน้าที่ผู้ออกเอกสารหรือผู้รับรองคำแปล สองขั้นนี้แทนกันไม่ได้ และหลายกรณีต้องทำต่อเนื่องกันตามลำดับที่ปลายทางกำหนด
ตารางเปรียบเทียบ
| หัวข้อ | โนตารีพับลิค (ทนายผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร) | การรับรองนิติกรณ์ที่กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ |
|---|---|---|
| ผู้มีอำนาจรับรอง | ทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร ที่ขึ้นทะเบียนกับสภาทนายความ | เจ้าหน้าที่กองสัญชาติและนิติกรณ์ กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ |
| รับรองข้อเท็จจริงใด | การแสดงตนและลงนามต่อหน้า ความตรงกันของสำเนากับต้นฉบับ การให้คำสาบานหรือคำแถลง | ความถูกต้องของลายมือชื่อและตราประทับของผู้ลงนามในเอกสารราชการหรือผู้รับรองคำแปล |
| ประเภทเอกสารที่พบบ่อย | เอกสารเอกชน เช่น หนังสือมอบอำนาจ สัญญา แบบฟอร์มธนาคารหรือมหาวิทยาลัยต่างประเทศ สำเนาหนังสือเดินทาง | เอกสารราชการไทย เช่น สูติบัตร ทะเบียนสมรส ทะเบียนบ้าน หนังสือรับรองบริษัท และคำแปลของเอกสารเหล่านั้น |
| ลำดับขั้นโดยทั่วไป | มักเป็นขั้นแรกของเอกสารเอกชนที่ผู้ลงนามเป็นบุคคลหรือกรรมการ | ทำหลังจากได้เอกสารราชการต้นทางครบ หรือหลังมีคำแปลที่ผู้แปลรับรองแล้ว |
| ต้องแสดงตนหรือไม่ | ผู้ลงนามต้องมาแสดงตนต่อหน้าผู้รับรองพร้อมเอกสารแสดงตน | ผู้ยื่นอาจเป็นผู้แทนที่ได้รับมอบอำนาจ เพราะเป็นการตรวจตัวเอกสารไม่ใช่การลงนามต่อหน้า |
| ค่าธรรมเนียม | ค่าบริการวิชาชีพตามขอบเขตงานจริง เราแจ้งเป็นใบเสนอราคาเฉพาะเรื่องก่อนเริ่มงาน | ค่าธรรมเนียมนิติกรณ์เป็นอัตราของกรมการกงสุล ชำระตามที่หน่วยงานเรียกเก็บในวันยื่น |
| ใช้แทนกันได้หรือไม่ | ใช้แทนนิติกรณ์ไม่ได้ และไม่ทำให้เอกสารใช้ได้กับหน่วยงานราชการต่างประเทศโดยลำพัง | ใช้แทนโนตารีไม่ได้ กรมการกงสุลไม่รับรองการลงนามต่อหน้าของเอกชน |
| สาเหตุถูกตีกลับที่พบบ่อย | ผู้ลงนามไม่มาแสดงตน ถ้อยคำรับรองไม่ตรงกับที่ปลายทางกำหนด หรือเอกสารยังไม่ได้ลงนามให้ครบ | ยื่นเฉพาะต้นฉบับแต่ลืมคำแปล คำแปลไม่ครบทุกข้อความรวมตราประทับ หรือชื่อสะกดไม่ตรงหนังสือเดินทาง |
ควรเลือกแบบไหน
- ถ้า ปลายทางระบุคำว่า notarised / notarized หรือ before a notary public → ใช้โนตารีพับลิคก่อน แล้วค่อยดูว่าต้องต่อยอดนิติกรณ์หรือไม่
- ถ้า ปลายทางเป็นหน่วยงานราชการต่างประเทศ และเอกสารเป็นเอกสารราชการไทย → ทำคำแปลและรับรองนิติกรณ์ที่กรมการกงสุล ไม่จำเป็นต้องผ่านโนตารี
- ถ้า เป็นหนังสือมอบอำนาจที่บุคคลลงนามเพื่อใช้กับหน่วยงานราชการต่างประเทศ → โนตารีก่อน แล้วนำไปรับรองนิติกรณ์ และรับรองที่สถานทูตปลายทางหากกำหนด
- ถ้า ไม่แน่ใจว่าปลายทางต้องการขั้นใด → ขอข้อกำหนดเป็นลายลักษณ์อักษรจากผู้รับเอกสารก่อน แล้ววางลำดับให้ครบรอบเดียว
ความเข้าใจผิดที่พบบ่อย
เข้าใจผิด: โนตารีพับลิคในไทยเป็นเจ้าหน้าที่รัฐเหมือนต่างประเทศ
ข้อเท็จจริง: เป็นทนายความที่ได้รับใบอนุญาตจากสภาทนายความให้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร ไม่ใช่ข้าราชการ
เข้าใจผิด: ผ่านโนตารีแล้วใช้ได้ทุกประเทศ
ข้อเท็จจริง: หลายปลายทางยังต้องรับรองนิติกรณ์และ/หรือรับรองที่สถานทูตอีกชั้น ขึ้นกับข้อกำหนดของผู้รับ
เข้าใจผิด: กรมการกงสุลรับรองว่าเนื้อหาในเอกสารเป็นความจริง
ข้อเท็จจริง: รับรองลายมือชื่อและตราประทับของผู้ลงนาม ไม่ได้รับรองความถูกต้องของข้อเท็จจริงในเนื้อหา
เข้าใจผิด: ส่งสำเนาไปรับรองได้เลย
ข้อเท็จจริง: โดยทั่วไปต้องใช้ต้นฉบับหรือสำเนาที่หน่วยงานผู้ออกรับรอง ไม่ใช่สำเนาถ่ายเอง
คำถามที่พบบ่อย
โนตารีพับลิคกับรับรองนิติกรณ์ ต้องทำทั้งสองอย่างไหม
ขึ้นกับประเภทเอกสารและข้อกำหนดของผู้รับปลายทาง เอกสารเอกชนที่บุคคลลงนามและจะนำไปใช้กับหน่วยงานราชการต่างประเทศ มักต้องผ่านโนตารีก่อนแล้วรับรองนิติกรณ์ต่อ ส่วนเอกสารราชการไทยพร้อมคำแปลมักเข้าขั้นนิติกรณ์ได้โดยไม่ต้องผ่านโนตารี แนวปฏิบัติที่ปลอดภัยคือขอข้อกำหนดเป็นลายลักษณ์อักษรจากผู้รับก่อนวางลำดับ
ทนายโนตารีในไทยตรวจสอบได้อย่างไร
ตรวจได้จากทะเบียนของสภาทนายความ ผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสารต้องมีใบอนุญาตทนายความและได้รับหนังสือรับรองการขึ้นทะเบียนเป็นผู้ทำคำรับรอง ควรขอดูเลขที่ใบอนุญาตและชื่อผู้รับรองก่อนลงนาม เพราะปลายทางบางแห่งตรวจย้อนกลับ
ใช้เวลาแต่ละขั้นเท่าใด
ขั้นโนตารีมักดำเนินการได้ภายในวันเดียวหากผู้ลงนามมาแสดงตนพร้อมเอกสารครบ ขั้นนิติกรณ์ที่กรมการกงสุลขึ้นกับช่องทางและปริมาณคำขอในวันนั้น จึงควรสอบถามกำหนดจากหน่วยงานในวันยื่นและเผื่อเวลาสำหรับขั้นสถานทูตต่อไป
คำแปลต้องทำก่อนหรือหลังโนตารี
ตามหลักควรให้เอกสารมีลายมือชื่อและตราประทับครบก่อน จึงแปลทั้งฉบับรวมข้อความบนตราประทับและคำรับรอง เพราะถ้าแปลก่อนแล้วมีการรับรองเพิ่มภายหลัง คำแปลจะไม่ครบและมักถูกให้แก้ไข
มอบอำนาจให้คนอื่นไปยื่นนิติกรณ์แทนได้ไหม
โดยทั่วไปทำได้ เพราะเป็นการตรวจตัวเอกสาร แต่ควรจัดทำหนังสือมอบอำนาจให้ครอบคลุมทุกขั้นที่ผู้แทนต้องทำ รวมการรับเอกสารคืนและการแก้ไขเอกสารตามที่เจ้าหน้าที่แจ้ง ส่วนขั้นโนตารีผู้ลงนามต้องมาด้วยตนเอง
เอกสารที่รับรองแล้วมีอายุการใช้งานเท่าใด
ตัวคำรับรองไม่ได้กำหนดวันหมดอายุในตัวเอง แต่ผู้รับปลายทางมักกำหนดว่าต้องออกไม่เกินระยะเวลาหนึ่งก่อนวันยื่น เช่น 3 หรือ 6 เดือน จึงควรวางลำดับให้ใกล้กับกำหนดยื่นจริง
อยู่ต่างประเทศจะดำเนินการอย่างไร
ทำได้สองแนวทางคือให้ผู้แทนในไทยดำเนินการตามหนังสือมอบอำนาจที่รับรองถูกต้อง หรือดำเนินการที่สถานเอกอัครราชทูต/สถานกงสุลไทยในประเทศที่พำนักตามเงื่อนไขของแต่ละแห่ง ควรตรวจเงื่อนไขก่อนจัดทำหนังสือมอบอำนาจเพื่อให้ถ้อยคำครอบคลุม
แหล่งอ้างอิงราชการ
บริการที่เกี่ยวข้อง
ข้อมูลนี้เป็นข้อมูลทั่วไปเพื่อการวางแผนเอกสาร ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมายเฉพาะกรณี หลักเกณฑ์ของหน่วยงานอาจเปลี่ยนแปลง โปรดตรวจสอบกับหน่วยงานผู้รับก่อนดำเนินการ