Apostille กับการรับรองสถานทูต ต่างกันอย่างไร ต้องใช้แบบไหน
ทั้งสองอย่างคือการทำให้เอกสารจากประเทศหนึ่งใช้ได้ในอีกประเทศหนึ่ง ต่างกันที่จำนวนชั้น หากประเทศปลายทางเป็นภาคีอนุสัญญากรุงเฮก เอกสารจบที่ Apostille ชั้นเดียว หากไม่ใช่ภาคี ต้องรับรองที่กรมการกงสุลก่อน แล้วนำไปให้สถานทูตหรือสถานกงสุลของประเทศปลายทางในไทยประทับตราต่อ เส้นทางที่ถูกกำหนดโดยประเทศผู้รับ ไม่ใช่โดยชนิดเอกสาร
ตารางเปรียบเทียบ
| หัวข้อ | Apostille | รับรองสถานทูตปลายทาง (Legalisation) |
|---|---|---|
| ใช้เมื่อไร | ปลายทางเป็นภาคีอนุสัญญากรุงเฮก | ปลายทางไม่ได้เป็นภาคี หรือกำหนดให้ผ่านสถานทูตเพิ่ม |
| จำนวนชั้นรับรอง | ชั้นเดียวหลังผ่านนิติกรณ์ต้นทาง | สองชั้น คือกรมการกงสุล แล้วต่อด้วยสถานทูตปลายทาง |
| ผู้ออก | หน่วยงานผู้มีอำนาจของประเทศต้นทาง | สถานทูตหรือสถานกงสุลของประเทศปลายทางที่ตั้งอยู่ในไทย |
| ระยะเวลาโดยทั่วไป | โดยทั่วไป 2–5 วันทำการ | โดยทั่วไป 5–15 วันทำการ ขึ้นกับคิวของแต่ละสถานทูต |
| การนัดหมาย | ยื่นตามช่องทางของกรมการกงสุล | สถานทูตหลายแห่งต้องนัดหมายล่วงหน้าและมีวันรับเอกสารจำกัด |
| คำแปล | ยังต้องแปลตามที่ปลายทางกำหนด | หลายสถานทูตกำหนดภาษาและรูปแบบคำแปลของตนเอง |
| จุดที่มักถูกตีกลับ | ต้นเรื่องยังไม่ผ่านการรับรองครบลำดับ | แบบฟอร์มหรือภาษาไม่ตรงตามที่สถานทูตกำหนด หรือเอกสารเกินอายุที่กำหนด |
ควรเลือกแบบไหน
- ถ้า ปลายทางเป็นประเทศในสหภาพยุโรป ญี่ปุ่น เกาหลี ออสเตรเลีย → ตรวจสถานะภาคีแล้วใช้เส้นทาง Apostille
- ถ้า ปลายทางเป็นกลุ่มประเทศตะวันออกกลางหลายแห่ง → เตรียมเส้นทางรับรองสถานทูต และเผื่อเวลามากกว่าปกติ
- ถ้า ยังไม่ทราบว่าปลายทางเป็นภาคีหรือไม่ → ตรวจตารางสถานะภาคีของ HCCH ก่อนเริ่มดำเนินการทุกครั้ง
- ถ้า ต้องใช้เอกสารเร่งด่วน → เส้นทาง Apostille ใช้เวลาน้อยกว่า จึงควรยืนยันสถานะภาคีก่อนวางแผนวันยื่น
ความเข้าใจผิดที่พบบ่อย
เข้าใจผิด: Apostille กับรับรองสถานทูตต้องทำทั้งคู่
ข้อเท็จจริง: ตามปกติเลือกเส้นทางใดเส้นทางหนึ่งตามสถานะภาคีของปลายทาง เว้นแต่หน่วยงานผู้รับกำหนดเพิ่มเป็นกรณีเฉพาะ
เข้าใจผิด: สถานทูตรับเอกสารได้เลยโดยไม่ต้องผ่านกรมการกงสุล
ข้อเท็จจริง: สถานทูตส่วนใหญ่รับรองต่อจากตราของกรมการกงสุลเท่านั้น การข้ามขั้นทำให้ถูกปฏิเสธ
เข้าใจผิด: สถานะภาคีคงที่ตลอด
ข้อเท็จจริง: รายชื่อประเทศภาคีมีการเปลี่ยนแปลง ควรตรวจสอบทุกครั้งก่อนยื่น
คำถามที่พบบ่อย
จะรู้ได้อย่างไรว่าประเทศปลายทางเป็นภาคีหรือไม่
ตรวจจากตารางสถานะภาคีของ HCCH ซึ่งเป็นองค์กรผู้ดูแลอนุสัญญา และยืนยันซ้ำกับหน่วยงานผู้รับเอกสาร เพราะบางหน่วยงานกำหนดขั้นตอนภายในเพิ่มเติมจากข้อกำหนดขั้นต่ำ
ต้องแปลก่อนหรือรับรองก่อน
โดยทั่วไปคือคัดเอกสารต้นฉบับ แปล แล้วจึงนำคำแปลไปรับรองที่กรมการกงสุล การทำนิติกรณ์เฉพาะต้นฉบับโดยไม่รับรองคำแปลเป็นสาเหตุการถูกตีกลับที่พบบ่อย
เอกสารต้องเป็นต้นฉบับหรือใช้สำเนาได้
โดยทั่วไปต้องใช้ฉบับที่หน่วยงานผู้ออกคัดรับรอง ไม่ใช่สำเนาถ่ายเอกสารทั่วไป และหลายหน่วยงานปลายทางกำหนดว่าต้องคัดใหม่ภายในระยะเวลาที่กำหนด
ยื่นแทนกันได้หรือไม่
ในหลายกรณีสามารถมอบอำนาจให้ผู้อื่นยื่นแทนได้ โดยต้องมีหนังสือมอบอำนาจและเอกสารแสดงตนของทั้งสองฝ่ายตามที่หน่วยงานกำหนด
ถ้าเอกสารถูกตีกลับต้องเริ่มใหม่ทั้งหมดไหม
ขึ้นกับสาเหตุ หากคำแปลผิดเฉพาะจุดมักแก้เฉพาะคำแปลและยื่นรับรองใหม่ แต่หากต้นเรื่องเกินอายุที่ปลายทางกำหนด ต้องคัดเอกสารใหม่แล้วเดินลำดับขั้นอีกครั้ง
ใช้เวลารวมทั้งกระบวนการเท่าไร
เส้นทาง Apostille โดยทั่วไปใช้เวลาน้อยกว่าเส้นทางสถานทูต เพราะลดหนึ่งชั้น อย่างไรก็ตามระยะเวลาจริงขึ้นกับคิวของหน่วยงานและช่วงวันหยุดของสถานทูตแต่ละแห่ง
แหล่งอ้างอิงราชการ
บริการที่เกี่ยวข้อง
ข้อมูลนี้เป็นข้อมูลทั่วไปเพื่อการวางแผนเอกสาร ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมายเฉพาะกรณี หลักเกณฑ์ของหน่วยงานอาจเปลี่ยนแปลง โปรดตรวจสอบกับหน่วยงานผู้รับก่อนดำเนินการ