โนตารีพับลิค กับ Apostille ต่างกันอย่างไร เลือกใช้อันไหน
โนตารีพับลิคในไทยคือทนายความที่ขึ้นทะเบียนกับสภาทนายความ ทำหน้าที่รับรองลายมือชื่อ สำเนา และคำสาบานบนเอกสาร ส่วน Apostille เป็นการรับรองนิติกรณ์ระหว่างประเทศที่ออกโดยหน่วยงานผู้มีอำนาจของรัฐ เพื่อให้เอกสารใช้ได้ในประเทศภาคีอนุสัญญากรุงเฮกโดยไม่ต้องผ่านสถานทูตอีกชั้น ใช้โนตารีเมื่อปลายทางขอ notarised document ใช้ Apostille เมื่อปลายทางเป็นหน่วยงานราชการของประเทศภาคี
ตารางเปรียบเทียบ
| หัวข้อ | โนตารีพับลิค (ทนายผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อฯ) | Apostille (นิติกรณ์ตามอนุสัญญากรุงเฮก) |
|---|---|---|
| ผู้ออก/ผู้รับรอง | ทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร (สภาทนายความ) | หน่วยงานผู้มีอำนาจของรัฐ (สำหรับเอกสารไทยคือกรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ) |
| รับรองอะไร | ลายมือชื่อผู้ลงนาม ความถูกต้องของสำเนา คำสาบาน | ความถูกต้องของลายมือชื่อ/ตราประทับของเจ้าหน้าที่ที่ลงนามในเอกสาร |
| ใช้กับปลายทางไหน | เอกชน สถาบันการเงิน มหาวิทยาลัย ทนายต่างประเทศ และเป็นขั้นก่อนหน้าของนิติกรณ์ | หน่วยงานราชการของประเทศที่เป็นภาคีอนุสัญญากรุงเฮก |
| ลำดับขั้นก่อนหน้า | ไม่มี — มักเป็นขั้นแรกของเอกสารเอกชน | ต้องผ่านการรับรองต้นทางให้ครบก่อน (เอกสารราชการ หรือเอกสารเอกชนที่ผ่านโนตารีแล้ว) |
| แทนกันได้หรือไม่ | แทน Apostille ไม่ได้ | แทนขั้นสถานทูตได้เฉพาะประเทศภาคี แต่แทนขั้นแปลและรับรองคำแปลไม่ได้ |
| ระยะเวลาโดยทั่วไป | ภายในวันเดียวถึง 1–2 วันทำการ | โดยทั่วไป 2–5 วันทำการ ขึ้นกับคิวและช่องทางที่ยื่น |
| สาเหตุถูกตีกลับที่พบบ่อย | ผู้ลงนามไม่มาแสดงตนต่อหน้า หรือเอกสารไม่มีข้อความรับรองที่ปลายทางกำหนด | ทำนิติกรณ์เฉพาะต้นฉบับแต่ลืมรับรองคำแปล หรือลำดับตราประทับไม่ครบ |
ควรเลือกแบบไหน
- ถ้า ปลายทางเขียนว่า notarised / notarized document → ใช้โนตารีพับลิคก่อน แล้วค่อยพิจารณาว่าต้องต่อนิติกรณ์หรือไม่
- ถ้า ยื่นหน่วยงานราชการของประเทศภาคีอนุสัญญากรุงเฮก → ต้องจบที่ Apostille
- ถ้า ยื่นประเทศที่ไม่ได้เป็นภาคี → รับรองคำแปลที่กรมการกงสุล แล้วต่อด้วยสถานทูตของประเทศปลายทางในไทย
- ถ้า เป็นหนังสือมอบอำนาจที่ต้องลงนามต่อหน้า → โนตารีเป็นขั้นบังคับ แล้วจึงต่อนิติกรณ์ตามปลายทาง
- ถ้า เอกสารเป็นทะเบียนราษฎรที่ออกโดยราชการอยู่แล้ว → ไม่ต้องผ่านโนตารี ไปที่ขั้นแปลและนิติกรณ์ได้เลย
ความเข้าใจผิดที่พบบ่อย
เข้าใจผิด: โนตารีรับรองว่าคำแปลถูกต้อง
ข้อเท็จจริง: โนตารีรับรองลายมือชื่อของผู้แปล ไม่ได้รับรองเนื้อหาคำแปล การรับรองคำแปลเพื่อใช้ทางราชการเป็นอำนาจของกรมการกงสุล
เข้าใจผิด: มี Apostille แล้วไม่ต้องแปล
ข้อเท็จจริง: Apostille ไม่แทนการแปล หน่วยงานปลายทางส่วนใหญ่ยังต้องการคำแปลตามระบบผู้แปลที่ตนยอมรับ
เข้าใจผิด: Apostille ใช้ได้กับทุกประเทศ
ข้อเท็จจริง: ใช้ได้เฉพาะประเทศที่เป็นภาคีอนุสัญญาเท่านั้น ประเทศนอกภาคียังต้องผ่านสถานทูต
เข้าใจผิด: โนตารีไทยเหมือน Notary Public ของสหรัฐฯ/อังกฤษ
ข้อเท็จจริง: เป็นคนละระบบ ในไทยคือทนายความที่ได้รับใบอนุญาตทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสารจากสภาทนายความ
คำถามที่พบบ่อย
ต้องทำโนตารีก่อน Apostille เสมอไหม
ไม่เสมอไป เอกสารที่ออกโดยหน่วยงานราชการอยู่แล้ว เช่น สูติบัตรหรือทะเบียนบ้าน ไม่ต้องผ่านโนตารี ส่วนเอกสารเอกชนที่ลงนามเอง เช่น หนังสือมอบอำนาจหรือคำให้การ มักต้องผ่านโนตารีก่อนจึงจะเข้าสู่ขั้นนิติกรณ์ได้
โนตารีต้องให้ผู้ลงนามมาด้วยตัวเองหรือไม่
กรณีรับรองลายมือชื่อ ผู้ลงนามต้องแสดงตนต่อหน้าทนายผู้ทำคำรับรองพร้อมเอกสารแสดงตน ส่วนการรับรองสำเนาถูกต้องสามารถนำต้นฉบับมาแสดงเพื่อเทียบได้
Apostille มีอายุการใช้งานกี่ปี
ตัวนิติกรณ์เองไม่ได้กำหนดวันหมดอายุ แต่หน่วยงานปลายทางหลายแห่งกำหนดอายุของเอกสารต้นเรื่อง เช่น ไม่เกิน 3 หรือ 6 เดือนนับจากวันออก จึงควรตรวจเงื่อนไขของผู้รับก่อนดำเนินการ
ถ้าปลายทางไม่ระบุชัดว่าต้องใช้อะไร ควรทำอย่างไร
ให้ยึดคำแนะนำเป็นลายลักษณ์อักษรของหน่วยงานผู้รับเป็นหลัก หากไม่มี ให้เตรียมชั้นสูงสุดที่เป็นไปได้คือแปล รับรองคำแปล และนิติกรณ์ เพราะการเพิ่มขั้นภายหลังใช้เวลามากกว่าการทำครบตั้งแต่แรก
เอกสารภาษาอังกฤษอยู่แล้วยังต้องแปลไหม
ถ้าปลายทางใช้ภาษาอังกฤษและเอกสารออกเป็นภาษาอังกฤษโดยหน่วยงานผู้ออก โดยทั่วไปไม่ต้องแปลซ้ำ แต่ถ้าปลายทางใช้ภาษาอื่น เช่น เยอรมันหรือญี่ปุ่น มักต้องแปลเป็นภาษานั้นตามระบบผู้แปลที่ประเทศนั้นยอมรับ
ทำเองได้ไหมหรือต้องใช้ผู้ให้บริการ
ดำเนินการเองได้ทุกขั้น เราให้บริการเพื่อลดรอบการเดินทางและลดความเสี่ยงเอกสารถูกตีกลับ โดยตรวจลำดับขั้น การสะกดชื่อให้ตรงหนังสือเดินทาง และความครบถ้วนของตราประทับก่อนยื่น
แหล่งอ้างอิงราชการ
บริการที่เกี่ยวข้อง
ข้อมูลนี้เป็นข้อมูลทั่วไปเพื่อการวางแผนเอกสาร ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมายเฉพาะกรณี หลักเกณฑ์ของหน่วยงานอาจเปลี่ยนแปลง โปรดตรวจสอบกับหน่วยงานผู้รับก่อนดำเนินการ