โนตารีรับรองสำเนา กับ ทนายรับรองสำเนาทั่วไป ต่างกันอย่างไร
การรับรองสำเนาโดยทนายผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร จัดทำเป็นข้อความรับรองภาษาอังกฤษพร้อมตราประทับที่ปลายทางต่างประเทศคุ้นเคย และต่อยอดเข้าสู่ขั้นนิติกรณ์ได้ ส่วนการรับรองสำเนาทั่วไปใช้สำหรับยื่นหน่วยงานภายในประเทศเป็นหลัก หากปลายทางเป็นมหาวิทยาลัย ธนาคาร หรือหน่วยงานต่างประเทศ ให้เลือกแบบแรกตั้งแต่ต้นเพื่อไม่ต้องทำซ้ำ
ตารางเปรียบเทียบ
| หัวข้อ | โนตารี (Certified True Copy โดยทนายผู้ทำคำรับรองฯ) | ทนายรับรองสำเนาเพื่อใช้ในประเทศ |
|---|---|---|
| ผู้รับรอง | ทนายความที่ขึ้นทะเบียนทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสารกับสภาทนายความ | ทนายความหรือเจ้าของเอกสารตามที่หน่วยงานผู้รับกำหนด |
| ภาษาของข้อความรับรอง | ภาษาอังกฤษ (หรือสองภาษา) ตามรูปแบบสากล | ภาษาไทย |
| ปลายทางที่รับ | มหาวิทยาลัย ธนาคาร ทนายและหน่วยงานต่างประเทศ | หน่วยงานราชการและเอกชนในประเทศไทย |
| ต่อยอดนิติกรณ์ได้หรือไม่ | ต่อกรมการกงสุลและสถานทูต/Apostille ได้ | โดยทั่วไปต่อไม่ได้ ต้องทำใหม่ |
| ต้องแสดงต้นฉบับหรือไม่ | ต้องแสดงต้นฉบับให้ผู้รับรองตรวจทุกครั้ง | ตามระเบียบของหน่วยงานผู้รับ |
| สาเหตุถูกตีกลับที่พบบ่อย | สแกนไม่ครบหน้า ตราประทับทับข้อความ หรือไม่มีวันที่รับรอง | ข้อความรับรองไม่ตรงแบบที่หน่วยงานกำหนด |
ควรเลือกแบบไหน
- ถ้า ยื่นสมัครเรียนหรือเทียบวุฒิที่ต่างประเทศ → ใช้แบบโนตารี
- ถ้า ยื่นเปิดบัญชีหรือทำธุรกรรมกับสถาบันการเงินต่างประเทศ → ใช้แบบโนตารี
- ถ้า ยื่นหน่วยงานราชการไทย → รับรองสำเนาแบบใช้ในประเทศเพียงพอ
- ถ้า ไม่แน่ใจว่าปลายทางจะขอต่อนิติกรณ์ภายหลัง → เลือกแบบโนตารีไว้ก่อน เพื่อไม่ต้องเริ่มขั้นตอนใหม่
ความเข้าใจผิดที่พบบ่อย
เข้าใจผิด: รับรองสำเนาแบบไหนก็เหมือนกัน
ข้อเท็จจริง: ต่างกันที่ผู้มีอำนาจรับรอง รูปแบบข้อความ และการนำไปต่อขั้นนิติกรณ์
เข้าใจผิด: ส่งไฟล์สแกนให้รับรองได้
ข้อเท็จจริง: การรับรองสำเนาต้องตรวจกับต้นฉบับจริง จึงต้องนำต้นฉบับมาแสดง
เข้าใจผิด: เซ็นรับรองสำเนาถูกต้องเองแล้วส่งต่างประเทศได้
ข้อเท็จจริง: ปลายทางส่วนใหญ่ไม่รับ เพราะไม่มีผู้รับรองที่ตรวจสอบย้อนกลับได้
คำถามที่พบบ่อย
ต้องเตรียมอะไรไปบ้าง
ต้นฉบับเอกสาร สำเนาที่ชัดเจนครบทุกหน้า และบัตรประจำตัวหรือหนังสือเดินทางของผู้ขอรับรอง หากรับรองแทนนิติบุคคลต้องมีหนังสือรับรองบริษัทและเอกสารมอบอำนาจประกอบ
รับรองกี่ชุดดี
ควรทำเผื่ออย่างน้อยหนึ่งชุด เพราะหน่วยงานปลายทางหลายแห่งเก็บเอกสารไว้ และการขอเพิ่มภายหลังต้องนำต้นฉบับมาแสดงใหม่ทั้งหมด
สำเนาที่รับรองมีอายุการใช้งานไหม
ตัวการรับรองไม่ได้กำหนดอายุไว้ แต่หน่วยงานปลายทางหลายแห่งกำหนดว่าต้องรับรองไม่เกินสามถึงหกเดือน จึงควรทำใกล้วันยื่น
เอกสารภาษาไทยต้องแปลก่อนไหม
ถ้าปลายทางเป็นต่างประเทศ โดยทั่วไปต้องมีคำแปล และคำแปลจะต้องผ่านขั้นรับรองตามระบบที่ปลายทางยอมรับ ซึ่งเป็นคนละขั้นกับการรับรองสำเนา
ใช้เวลานานไหม
โดยทั่วไปทำได้ภายในวันเดียวหากเอกสารครบและผู้ขอรับรองมาแสดงตน กรณีเอกสารจำนวนมากหรือหลายภาษาอาจใช้เวลาเพิ่มหนึ่งถึงสองวันทำการ
รับรองแล้วนำไปทำ Apostille ต่อได้เลยไหม
ต่อได้ แต่ต้องตรวจก่อนว่าปลายทางต้องการนิติกรณ์บนต้นฉบับ บนคำแปล หรือทั้งสองอย่าง เพราะลำดับที่ผิดเป็นสาเหตุการถูกตีกลับที่พบบ่อยที่สุด
แหล่งอ้างอิงราชการ
บริการที่เกี่ยวข้อง
ข้อมูลนี้เป็นข้อมูลทั่วไปเพื่อการวางแผนเอกสาร ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมายเฉพาะกรณี หลักเกณฑ์ของหน่วยงานอาจเปลี่ยนแปลง โปรดตรวจสอบกับหน่วยงานผู้รับก่อนดำเนินการ