Notary และเอกสารระหว่างประเทศ

หน้านี้เขียนสำหรับใคร

• ผู้ที่ต้องส่งเอกสารไทยไปใช้กับหน่วยงานหรือมหาวิทยาลัยในต่างประเทศ
• ผู้ที่ได้รับเอกสารจากต่างประเทศและต้องใช้กับหน่วยงานไทย
• บริษัทที่ต้องรับรองหนังสือมอบอำนาจและเอกสารบริษัทเพื่อใช้ข้ามประเทศ
• ผู้ยื่นวีซ่าหรือขอถิ่นที่อยู่ที่ต้องใช้เอกสารรับรองครบชุด
• ผู้ที่ถูกปฏิเสธเอกสารและต้องตรวจว่าขั้นตอนใดขาดไป

ขั้นตอนการทำงานจริง

1. 1ส่งภาพเอกสารและระบุประเทศ/หน่วยงานปลายทาง
2. 2ทีมงานตรวจลำดับการรับรองที่จำเป็นและแจ้งค่าบริการเป็นลายลักษณ์อักษร
3. 3แปลเอกสารและตรวจการสะกดชื่อให้ตรงหนังสือเดินทาง
4. 4ลงนามต่อหน้าทนายในกรณีที่เอกสารกำหนด
5. 5ยื่นรับรองนิติกรณ์ที่กรมการกงสุล และยื่นสถานทูตเมื่อปลายทางกำหนด
6. 6ส่งมอบเอกสารและเก็บสำเนาชุดอ้างอิงให้ลูกความ

ข้อควรระวังและความเข้าใจผิดที่พบบ่อย

รับรองโดยทนายความ รับรองคำแปล และนิติกรณ์ ต่างกันอย่างไร

สามขั้นนี้มักถูกเรียกรวมกันว่ารับรองเอกสาร แต่ทำหน้าที่ต่างกัน และหน่วยงานปลายทางอาจต้องการเพียงบางขั้นหรือครบทุกขั้น

ควรถามหน่วยงานปลายทางก่อนว่าต้องการเอกสารรูปแบบใดและต้องผ่านขั้นใดบ้าง แล้วจึงเริ่มดำเนินการตามลำดับนั้น

คำถามที่พบบ่อยเรื่องNotary และเอกสารระหว่างประเทศ

โนตารีในไทยคือใคร

ในประเทศไทยงานลักษณะนี้ดำเนินการโดยทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสารที่ได้รับอนุญาตตามหลักเกณฑ์ของสภาทนายความ ซึ่งเป็นผู้ทำคำรับรองในเอกสารที่ต้องใช้กับหน่วยงานต่างประเทศ

ประเทศไทยใช้ Apostille หรือไม่

แนวปฏิบัติสำหรับเอกสารไทยโดยทั่วไปใช้ช่องทางรับรองนิติกรณ์และการรับรองของสถานทูตหรือหน่วยงานปลายทาง ท่านควรตรวจกับหน่วยงานผู้รับเอกสารว่าต้องการรูปแบบใดก่อนเริ่มดำเนินการ

ต้องใช้ต้นฉบับหรือสำเนาก็ได้

หลายขั้นตอนต้องใช้ต้นฉบับหรือสำเนาที่หน่วยงานผู้ออกเอกสารรับรอง โดยเฉพาะเอกสารทะเบียนราษฎรและเอกสารการศึกษา ควรเตรียมต้นฉบับไว้เสมอเพื่อไม่ให้เสียเวลาย้อนกลับ

แปลเองแล้วให้รับรองได้ไหม

โดยทั่วไปหน่วยงานต้องการคำแปลที่จัดทำและรับรองโดยผู้มีคุณสมบัติ เพราะการรับรองคือการยืนยันว่าคำแปลตรงกับต้นฉบับ การแปลเองมักถูกปฏิเสธหรือถูกขอให้จัดทำใหม่

ชื่อในเอกสารสะกดไม่ตรงกันจะเป็นปัญหาไหม

เป็นสาเหตุการถูกตีกลับที่พบบ่อยที่สุด ควรยึดการสะกดตามหนังสือเดินทางเป็นหลักและให้ทุกฉบับสะกดเหมือนกัน หากมีการเปลี่ยนชื่อหรือนามสกุลควรเตรียมเอกสารการเปลี่ยนไว้ด้วย

เอกสารจากต่างประเทศจะใช้ในไทยต้องทำอะไร

โดยทั่วไปต้องผ่านการรับรองในประเทศต้นทางตามช่องทางที่กำหนด แล้วนำมาแปลเป็นภาษาไทยพร้อมรับรองคำแปล และผ่านขั้นตอนรับรองในไทยตามที่หน่วยงานผู้รับกำหนด

หนังสือมอบอำนาจทำจากต่างประเทศใช้ได้ไหม

ใช้ได้เมื่อรับรองถูกต้องตามลำดับ และควรระบุขอบเขตอำนาจให้ตรงกับงานที่จะทำในไทย เช่น การโอนที่ดินหรือการดำเนินคดี เพราะหน่วยงานไทยจะดูว่าอำนาจครอบคลุมการกระทำนั้นหรือไม่

ใช้เวลานานเท่าไร

ขึ้นกับจำนวนขั้นตอนที่หน่วยงานปลายทางกำหนด จำนวนฉบับ และคิวของหน่วยงานที่รับรอง ทีมงานจะแจ้งลำดับขั้นและสิ่งที่ต้องเตรียมให้ก่อนเริ่ม เพื่อไม่ให้ต้องย้อนกลับกลางทาง

เอกสารถูกปฏิเสธเพราะอะไรบ่อยที่สุด

ที่พบบ่อยคือสะกดชื่อไม่ตรงกัน ใช้สำเนาที่ไม่ได้รับรอง ลำดับการรับรองสลับกัน คำแปลไม่ครบทุกตราและทุกข้อความในเอกสาร และเอกสารที่หน่วยงานปลายทางกำหนดอายุแต่ยื่นเกินกำหนด

อยู่ต่างจังหวัดหรือต่างประเทศ ดำเนินการได้ไหม

ได้ในหลายกรณี บางขั้นตอนใช้การส่งเอกสารและหนังสือมอบอำนาจ แต่ขั้นที่ต้องรับรองลายมือชื่อผู้ลงนามต้องมีการแสดงตัวต่อผู้ทำคำรับรอง ทีมงานจะจัดลำดับให้เหมาะกับที่ท่านอยู่

ต้องเตรียมกี่ชุด

ควรเตรียมเผื่อชุดสำรองอย่างน้อยหนึ่งชุด เพราะหน่วยงานปลายทางบางแห่งเก็บเอกสารต้นฉบับไว้ การทำเพิ่มภายหลังต้องเริ่มลำดับรับรองใหม่ทั้งชุด

จะให้สำนักงานดูแลทั้งกระบวนการได้ไหม

ได้ ทีมงานรับตรวจเอกสารตั้งต้น จัดทำคำแปลพร้อมรับรอง ทำคำรับรองโดยทนายความ ยื่นนิติกรณ์ และประสานหน่วยงานหรือสถานทูตปลายทางในเรื่องเดียวกัน ปรึกษาก่อนได้เพื่อประเมินเป็นรายเรื่อง

สายงานที่มักทำร่วมกับเรื่องนี้

• ครอบครัว

  สมรส หย่า อำนาจปกครอง สินสมรส และคดีครอบครัวระหว่างประเทศ

• ธุรกิจ บริษัท สัญญา และ M&A

  ตั้งบริษัท ร่างสัญญา ตรวจสอบกิจการ ซื้อขายหุ้น และงานกำกับดูแล

• ที่ดินและอสังหาริมทรัพย์

  ตรวจโฉนด สัญญาซื้อขาย เช่าระยะยาว โอนกรรมสิทธิ์ และข้อพิพาทที่ดิน